Цели и принципы функции учета

Учет может быть представлен как процесс обмена информацией, отражающей различные виды деятельности предприятия во внешней среде. Как нам известно, обмен видами деятельности представляет собой отношения между функционирующими субъектами. Предприятие как субъект рыночной экономики формирует отношения между тремя участниками:

. физическими лицами - работниками предприятия, акционерами;

. юридическими лицами - поставщиками, потребителями, общественными организациями и пр.;

. государством, представленным конституционными юридическими лицами.

Между участниками обмена существуют имущественные, организационные, хозяйственные и др. отношения. Связующим звеном между субъектами этого сложного обмена является учет.

Отсюда вытекает общее назначение функции учета: обеспечение учета всех объектов носителей стоимости и субъектов права собственности на объекты стоимости, являющиеся элементами рыночной экономики.

Основной целью функции учета является формирование качественной и всесторонней информации о хозяйственной и финансовой деятельности предприятия и своевременное предоставление требуемой информации пользователям.

Учет - это одна из важнейших функций управления, обеспечивающая информационную связь с управляемыми объектами функций анализа, контроля и регулирования. Только лишь зафиксированные (учтенные) данные о происходящих событиях, возникающих явлениях, изменяющихся факторах, протекающих процессах, полученных результатах, могут быть использованы в менеджменте в качестве информации. Устная информация, переданная от одного лица к другому, также учитывается в памяти получателя и отправителя. Однако не перенесенная на другие носители информации, она теряет свое значение для третьих лиц и со временем исчезает как данные. Учетная деятельность обеспечивает протекание всех управленческих процессов. Учетные данные служат источником объективной информации о действительном состоянии дел в организации и поведении ее внешней среды. Без точного и всеохватывающего учета невозможно принимать управленческие решения и требуемым образом регулировать процессы, протекающие в системе.

Указанное выше дает все основания для выделения учетной деятельности в отдельную важную функцию управления. Следует заметить, что многие авторы книги области менеджмента, без особого основания, учет не выделяют в составе общих функций управления.

Реализация общей цели функции учета обеспечивается общими принципами построения процесса учета.

Принципы реализации учетной деятельности

В специальной литературе приводится много принципов реализации учета. Исходной же посылкой является его информационная сущность. Все три вида учета содержат базовую информацию для осуществления анализа и планирования, контроля и регулирования.

Практика показывает, что менеджеры чаще всего работают в условиях информационной перегрузки. Вместе с необходимой информацией к менеджеру передается и несущественная информация. В условиях информационной перегрузки менеджер, даже при большом желании, не в состоянии переработать все данные. Следовательно, определенная часть данных остается невостребованной и бесполезной.

Полезность информации определяется пользователем. Поэтому пользователь (а не разработчик информационной системы) должен определять те показатели и параметры, которые необходимо учитывать.

Также важно определить форму и содержание учетных документов, поступающих к пользователю.

Эти два важных условия выполняются в функции учета при соблюдении следующих принципов.

Принцип существенности информации.

Менеджер должен получать только ту информацию, которая ему нужна для принятия решений или для выполнения других видов деятельности. Однако менеджер редко может отчетливо представить, какая и когда ему требуется информация. Нужно учитывать и тот факт, что одни и те же данные используются различными менеджерами. Функция учета обладает свойствами системности. Тем не менее, учетная информация должна обладать способностью влиять на принятие решений пользователем и удовлетворять его интересы в нужное время.

Науке известно, что чем меньше мы понимаем то или иное явление, тем больше нам требуется переменных, чтобы его объяснить. Большое число переменных снижает существенность информации.

Соблюдение принципа существенности информации достигается при определении состава задач учета и их системной увязке в рамках оргструктуры управления предприятием. Состав задач учета должен включать только те задачи, которые обеспечивают принятие запрограммированных и не в чистом виде запрограммированных (вероятность появления ситуации велика) решений. Сюда относятся в обязательном порядке управленческие решения, принимаемые при анализе, планировании, контроле и регулировании.