Работа секретаря при подготовке служебной командировки

Каждая командировка должна быть тщательно подготовлена. Основанная часть работы по подготовке ложиться на секретаря. Она готовит и оформляет приказ по командировке, командировочное удостоверение, наводит справки о транспорте, времени его отправлении и прибытия. Информирует об этом руководителя и получив указания, покупает билеты, обеспечивает заказ гостиницы.

Помощь секретаря в подготовке командировки заключается в следующем:

1. Подбирает всю необходимую информацию.

2. Печатает необходимые материалы и документы.

Например: доклады, справки, договора, контракты и так далее.

3. Печатает программу командировки с указанием организаций и лиц, времени, на которое назначены встречи и мероприятия, копию программы оставляет у себя, чтобы знать местонахождение руководителя, на случай необходимости, что-то срочно ему сообщить.

Подготовка командировок руководителя.

Подготовка материалов к командированию руководителя является обязательной функцией секретаря-референта.

Секретарь-референт готовит проект приказа о командировании, выписывает командировочное удостоверение, совместно с руководителем составляет и печатает программу командировки. В программе перечисляются организации, которые планируется посетить, должностных лиц и так далее.

Секретарь-референт подбирает документы, собирает необходимые справки и по указанию руководителя готовит материалы для выступления, тезисы доклада, реферат.

В обязанности секретаря-референта, входит также детальная проработка маршрута поездки руководителя, заказ билетов, бронирование гостиницы.

Во время отсутствия руководителя, секретарь выполняет свою обычную работу, а также полученные от руководителя задания и поручения, после возращения руководителя из командировки секретарь:

1. Информирует о выполнении заданий и о вопросах, возникших в его отсутствие.

2. Обрабатывает материалы командировки, перепечатывает размножает их, а затем передает в соответствующие структурные подразделения или отдельным работникам.

Также секретарь помогает обрабатывать соответствующие материалы, оформляет отчет о командировке.

Журнал регистрации выдачи командировочных удостоверений