Работа секретаря по организации совещаний, конференций

Четкая организация совещаний способствует повышению эффективности работы всех его участников самое важное в работе по организации совещаний подготовка необходимой документации и обеспечение ею всех участников. Секретарь организует размножение и рассылку материалов не позднее, чем за три рабочих дня до заседания по утвержденному руководителем списку полная и своевременная информация по вопросам совещания дает возможность сократить время его проведения и принятий наиболее продуманных эффективных решений. Сообщает участникам время и место проведения совещаний при необходимости регистрирует их. Своевременно иные организационные задачи выполняет секретарь при подготовке к конференции или широких совещаний с участием представителей часто иногородних предприятий. покерок скачать для андроид на деньги

В этом случае секретарь обязана:

. Оформить заказ на рассылку пригласительных билетов.

. Заказать места в гостинице.

. Оказать помощь работникам при проведении конференции в установлении контактов с докладчиками, в установлении контроля за поступление и размножение материалов.

. Решить вопрос если совещание будет стенографироваться.

На кануне совещания:

1. Вместе с работниками хозяйственного отдела проверить помещения зала совещаний, соответствующие количество мест в зале и предусмотреть наличие доски, мела, указки и так далее, исправность аппаратуры, микрофонов, магнитофонов, диапроекторов.

2. Проверить изготовления объявления о месте нахождения зала совещаний и табличках помещений у входа в зал и месте регистрации.

Перед началом совещания:

Самостоятельно или с помощью других работников провести регистрацию участников совещания, если состав участников известен, используют списки по форме восемь, также этот список используют для рассылки материала и пригласительных билетов.

Форма № 8

На заседании ведется протокол с указанием: обсуждения, обсуждаемых вопросов, фамилий, обсуждений принятых по каждому вопросу, решений и сроков исполнения решений.

После окончания совещаний:

1. Секретарь перепечатывает, исправляет и дополняет текст совещания.

2. Предоставляет на подпись председательства протокол совещания не позднее одного - двух дней после заседания.

. Контролирует сроки и количеств перепечатания стенограмм или диктофонных записей.

. Подлинники протоколов, заседаний и представленных на рассмотрение материалов хранятся у секретаря. Сроки исполнений поручений по решению заседания исчисляются со дня заседания.

. Контроль за исполнение поручений осуществляет секретарь собрания.

. При необходимости организует заказ и размножения материалов совещания (машинописное бюро, типография, ксерокс)

. Согласовывая с руководителем список лиц, которым необходимо направить материалы совещания.

. Организует их рассылку в течении одного - двух дней после подписания протокола.