Организация рабочего места секретаря

Рабочее место - это зона трудовой деятельности одного или нескольких сотрудников оснащенное необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей. Рациональная организация рабочих мест и создания наилучших условий труда, для работников секретарских служб включая планировку. Планируется служебное помещение в соответствии с характером выполняемых работ, рациональное размещение мебели и специального оборудования, а так же создание необходимого комфорта способствует эффективному труду.

Комплект мебели для оборудования рабочего места входят: письменные столы обычные, специализированные, вспомогательные столы и тумбочки для хранения справочного материала для установки оргтехники, телефонов, картотек, и так далее. Кресло, стулья подъемно - поворотные, шкафы обычного типа и специализированные.

Работники делопроизводства должны быть обеспечены необходимыми справочными материалами, инструктивными.

Например: должностными инструкциями, инструкциями делопроизводства, телефонные справочники.

Канцелярский стол является основным рабочим местом служащего, на столе должны находиться предметы, которые необходимы в данное время. Стол имеет выдвижные ящики, полки, где помещаются различные канцелярские принадлежности (журналы, дела). В письменном столе рабочие принадлежности, которыми постоянно пользуются, располагаются на верхних полках, все предметы, которыми пользуются реже, располагаются ниже, телефон должен стоять на столе или специальной подставке, с лева или с права так чтобы телефонную трубку можно было держать одной рукой, а в другой руке ручку для записи необходимой информации. Образцовый порядок на рабочем столе залог высокой производительности труда.

Железные шкафы и сейфы служат для хранения секретной документации, печатей штампов, бланков строгой отчетности денег, сейф должен всегда быть закрыт в нем не должно лежать ничего лишнего и тем более личных вещей. Ключи от шкафов, столов, сейфов хранятся в местах установленных руководителем организации. В соответствии с действующими нормами площадь служебных помещений устанавливают из расчета четыре квадратных метра на одного работника.

Рабочее место секретаря-референта - это зона его трудовой деятельности, оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей. В пределах зоны можно различать три сектора - основной, где находиться рабочий стол с приставками и необходимой оргтехникой, сектор обслуживания посетителей и вспомогательный сектор, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и другое вспомогательное оборудование.

Общая площадь приемной, где находиться секретарь-референт, должна быть в пределах двенадцати - шестнадцати квадратных метров.

Организация рабочего места - это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению. Кроме того, организация рабочего места предполагает учет антропометрических данных исполнителя и обеспечение соответствующих нормам условий труда. Коснемся, прежде всего, мебели - стола и стула.

Применение наиболее рациональной мебели в работе любого сотрудника управления играет важную роль. В отдельных случаях производительность труда от удачно подобранной мебели повышается на десять - двадцать процентов.

Учитывая насыщенность трудового процесса секретаря-референта оргтехникой, оправданной будет П - образная планировка рабочего места (рисунок 1).

Высота рабочего стола рекомендуется в пределах шестьдесят восемь - семьдесят три сантиметра. Столешница должна быть твердой и гладкой, преимущественно из дерева.