Свойства и признаки документа

Одним из основополагающих понятий в документоведении является понятие «качества документа», под которым понимается совокупность присущих документу существенных признаков и особенностей, позволяющих выделить его из среды других предметов созданных человеком.

Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств.

Свойства документов - это качества, признаки, которые присущи документу независимо от того, осознаются они человеком или нет; это сторона материального объекта, обуславливающая его различие и сходство с другими материальными объетами [6, с. 16] Свойства тесно связаны с содержанием понятия документа и его функциями. Общее и наиболее характерное свойство всех документов то, что они являются источниками или носителями информации, следовательно, способствуют улучшению внутренней организации любого предприятия или учреждения, служат основанием для принятия решения обобщений, справочно - поисковой работы.

Выделяют два взаимосвязанных аспекта, характеризующие особые свойства документа:

1.

Правовой аспект, определяющий юридическую и управленческую силу документа, т.е. формальное основание для определенных взаимоотношений, признаваемое группой общества.

2.

Технологический аспект, позволяющий подтвердить или опровергнуть статус проверяемого сообщения как документа путем формирования и последующей проверки необходимых документообразующих признаков. [4, с. 33]

Теперь, рассмотрим свойства документов более подробно:

- атрибутивность документа, т.е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может. Документ как целостная система состоит из двух основных слагаемых - информационной и материальной и всегда имеет целевое значение; Отсутствие одной из составляющих превращает документ в недокумент (в устную речь, вещь) [9, с. 36]

функциональность документа, т.е. его предназначенность для передачи информации в пространстве и времени. Документ - полифункциональный объект, т.е. он выполняет множество общесистемных и специфических функций, обусловленных разнообразными потребностями общества в информации, знаниях. Именно способность документа выполнять свои сущностные фунуции позволяет рассматривать его как источник информации, средство социальной документной коммуникации [9, с. 36];

структуризованность, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях. Именно структура обеспечивает эффективность использования и долговременность хранения документа.

Всякий доумент обладает определенной структурой, последовательным и взаимосвязанным расположением его элементов и подсистем: как текстовой, информационной составляющей (предисловие, вступительная часть, основной текст, вспомогательные указатели, приложения), так и материал составляющей (обложка, переплет, титульный лист, книжный блок, корешок, форзац и т.п.) [9, с. 37].

Признаки документа.

Документ - сложный объект, представляющий собой единство информации и материального (вещественного) носителя. Главной составляющей документа выступает информация, т.е. самые различные данные, сведения, сообщения, знания, предназначенные для передачи в процессе коммуникации. Любая сфера человеческой деятельности, так или иначе, связана с документной информацией, т.е. информацией, содержащейся в документе. Материальную составляющую документа определяет носитель информации. Материальный объект становится документом только в случае единства вещественного носителя и заключенной в нем информации. Двуединая природа документа - одна из основных особенностей его как известной системы.

Признак документа

- показатель, по которому возможно определить тот или иной предмет, как документ. Признаки документа разделяют на внешние и внутренние.

Внешние - признаки, отображающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления (реквизиты).

К внутренним признакам можно отнести его язык, стиль, юридическую и управленческую силу [4, с. 43].

Выделяют и следующие признаки документа:

Наличие смыслового семантического содержания:

документ является носителем смысла, который передается знаками. Совокупность последовательных знаков, которые передают смысл, содержание документа (сообщение), являются его обязательным признаком;

Стабильная вещественная форма

, обеспечивающая долговременную сохранность доумента, возможность многократного (долговременного) использования и перемещения информации в пространстве и времени [9, с. 37];

Предназначенность для использования в социальной коммуникации.

Документный статус имебт лшь те источники, которе изначально предназначены для хранения и передачи информации в пространстве и времени. Документы - это специально созданные человеком для коммуникационных целей носители информации.