Анализ системы

Чтобы определить, (1) кто действительно, а не формально принимает решения, или круг лиц, несущих ответственность за принятие решений, а также (2) перечень управляемых и неуправляемых переменных, необходимо детально знать систему, в которой возникает рассматриваемая задача, а также среду, в которой протекает ее деятельность. Опыт показывает, что такие знания редко удается извлечь из расспросов исполнителей или руководителей. Поэтому исследователи часто вынуждены «начинать с нуля» и строить полное и точное описание операций системы. Такое описание необходимо как для строгой формулировки задачи, так и для разработки мер по внедрению и контролю решения, которое, в конечном счете, будет получено. Кроме того, детальное изучение операции системы необходимо также в силу того, что в ходе этого процесса ученые получают возможность наладить тесные контакты с руководителями и выяснить существо возникающих перед ними задач.

Наиболее эффективный способ изучения того, как фактически функционирует система, заключается в проведении ее анализа, который аналогичен осмотру пациента врачом после предварительной беседы о симптомах заболевания. Очевидно, что направление и методы дальнейших поисков в значительной мере определяются информацией, почерпнутой из первоначальных расспросов, когда стараются выяснить симптомы и цели.

Анализ системы можно выполнить следующим образом:

. Определить внешние по отношению к рассматриваемой организации потребности или желания, которые она стремится удовлетворить. Для промышленной фирмы это обычно связано с определением круга потребителей, а также видов товаров и услуг, в которых они нуждаются и которые фирма может обеспечить. Для государственного учреждения это может быть потребность части населения (например, престарелых или фермеров) в каком-либо виде обслуживания. Для военной организации речь может идти о потребности другой военной организации в обслуживании оборудования или в материально-техническом обеспечении.

. Определить способ, которым данная потребность или желание доводятся до сведения организации. В рамках промышленной фирмы такая информация поступает, скажем, в виде заказа, направляемого отделу сбыта. В таком случае в зависимости от ситуации можно определить, сколько в отделе сбыта имеется сотрудников и счетов потребителей, какое количество заказов поступает в единицу времени, распределение заказов по объему, распределение заказов по номенклатуре и т. д. Степень детализации исследования, к которой стремятся на этом этапе, зависит от того, насколько эти детали существенны для постановки задачи. По мере того как представления исследователя о существе задачи изменяются, он может оказаться вынужденным вернуться к сбору информации, которой не получил при первоначальном обследовании.

. Определить способ, которым информация о потребностях регистрируется и передается в различные подразделения организации. Так, например, заказ или требование обычно размножаются в нескольких экземплярах. Необходимо проследить маршруты движения каждого из этих экземпляров до конечного пункта, т. е. до момента уничтожения или направления в архив. В каждом звене системы, куда поступает информация, необходимо определить, что с ней в дальнейшем происходит. В общем случае с информацией могут происходить две вещи.

Во-первых, информация может подвергаться определенным преобразованиям. Так, например, ее можно кодировать, сжимать, детализировать, обобщать и т. д. В результате обычно появляется новый документ, который также размножается в нескольких экземплярах. Движение всех этих производных документов также необходимо проследить до пунктов их конечного назначения и т. п.

Во-вторых, в некоторых звеньях системы информация может использоваться для принятия решений или формирования распоряжений (управляющих воздействий). В этих звеньях необходимо проследить выполнение решений. В большинстве систем один из видов распоряжений, в конечном счете, приводит к выдаче заказов и получению ресурсов, необходимых для функционирования системы (например, сырья или денег). Нужно также проследить на всех стадиях преобразования потоки ресурсов, учитывая в каждом звене, как и в случае преобразования информации, скорость переработки по каждому процессу, пропускную способность всех узких мест и прочие существенные параметры. Распоряжения, формируемые в информационном потоке, направляются в наиболее важные звенья преобразования ресурсов, которые необходимо выделить особо. В конечном счете, готовая продукция или услуги предоставляются потребителю.