Анализ системы

Информацию о системе, полученную таким образом, обычно лучше всего зарегистрировать в виде набора схем, на которых делаются пространные пояснения и к которым прилагаются экземпляры документов, используемых для передачи информации и распоряжений.

После сбора указанной информации ее можно подвергнуть анализу. Прежде всего, все передачи информации, не приводящие к каким-либо действиям, т. е. так называемое «дублирование информации», следует из схемы исключить. Операции, производимые над ресурсами, которые осуществляются между управляющими звеньями, могут быть укрупнены в одну обобщенную операцию. Произведя геометрические преобразования первоначально полученной схемы, можно свести к минимуму число пересечений, а часто и полностью устранить их. Чем меньше точек пересечения, тем легче и проще понять характер потоков информации и ресурсов. Понимание существа исследуемых потоков облегчается благодаря использованию специальных графических символов для звеньев преобразования информации, принятия решений и накопления информации. Различные цвета можно использовать для выделения потока информации, распоряжений и ресурсов и даже различных документов или продуктов. На рис. 1 показана типичная первичная схема регистрации информации. На рис. 2 приведена полная схема всего производственного процесса.

Окончательный вариант такой схемы представляет собой описательную модель операций, осуществляемых организацией. Построение этой схемы часто позволяет обнаружить многие симптомы, которые трудно установить путем опроса. Она позволяет также выявить управляемые и неуправляемые, но существенные переменные, установить, кто принимает решения, а также определить, какая информация имеется в распоряжении этих лиц в момент принятия решений.

При проведении анализа одного производственного процесса было установлено, что многие детали, которые первоначально не были учтены календарным планом производства, обрабатываются в аварийном порядке, так как их недостаток задерживает сборку готовых изделий. Анализ позволил установить причину дефицита, которая заключалась в том, что эти детали независимо получали со склада как производственный отдел, так и отдел запчастей. Проведенные организационные изменения позволили устранить эту причину дефицита и обеспечили возможность создания общей системы управления производством и запасами.

Рис. 1. Пример исходных заметок при анализе системы

В другом случае, когда недостаток деталей приводил к задержке сборки готовых изделий, было установлено, что значительная часть времени между получением заказа и отгрузкой готовой продукции расходовалась на подготовку документации. Так, из обычного 30-дневного срока 11 дней уходило на проверку документов, позволяющих установить по заказам требуемую номенклатуру готовой продукции. Анализ системы показал, что эта операция была избыточной. Поэтому удалось увеличить время, отводимое на изготовление деталей, и, таким образом, уменьшить число и продолжительность задержек в процессе сборки.

Рис. 2 Система управления, совмещенная со схемой потоков материалов

Эти примеры показывают, как анализ системы позволяет определять стратегии, которые если не полностью решают задачу, то в значительной мере облегчают ее решение.

Описательная модель системы позволяет также обнаружить те звенья, в которых можно осуществлять управление, но где оно на самом деле отсутствует. Так, например, при проведении анализа другого процесса производства деталей было установлено, что на основании исследования, проведенного много лет назад, детали делятся на две группы: выпускаемые самой фирмой и закупаемые у других фирм. Этот принцип классификации деталей сохранился, несмотря на то что производственное оборудование и технология производства, а также номенклатура производимых изделий существенно изменились. В дальнейшем удалось разработать такую методику, в которой решение об изготовлении или закупке деталей можно было менять в любой момент времени в зависимости от текущей нагрузки на предприятие и стоимости закупаемых деталей. Это привело к существенному сокращению затрат.

Таким образом, можно сделать вывод, что анализ системы обеспечивает получение основной информации, необходимой для постановки задачи и построения модели, с помощью которой отыскивается решение задачи. Разработка самой модели обычно приводит к появлению новых вопросов относительно целей, стратегий и неуправляемых переменных. Таким образом, связав этап анализа системы с этапом построения модели, часто удается гораздо лучше понять систему и задачу, которую необходимо решить, чем этого можно достичь другими средствами.