Секретарь

В обязанность секретаря входит выполнение таких работ как переговоры по телефону организация личных встреч, участие в совещаниях, собраниях и подготовка и прием посетителей и беседы с ними, подготовка служебных командировок.

Содержание слова секретарь - достаточно широкое и многоаспектное. Секретарями называют как технический персонал, так и сотрудников, работающих на государственном уровне. Если от технических секретарей требуются только знание делопроизводства и машинописи, то к секретарям, обслуживающим офисы крупных компаний, предъявляют требования несравнимо более высокие: специальное высшее образование, компетентность в работе, владение устной и письменной речью, знание иностранных языков, быть общительными и дипломатичными.

Обилие обязанностей секретаря очень часто вызывает нехватку времени на их выполнение. Попытки сделать несколько дел одновременно недостаточно профессионально и четко.

Одно из важнейших задач секретаря - помощника руководителя является умение четко распределить не только свое рабочее время, но и время руководителя.

Безусловно, для того чтобы секретарь сыграл свою роль в организации рабочего времени руководителя, нужно не только его желание, но и самого руководителя. Между тем многие не осознают такой необходимости. Так что самая важная и первая задача секретаря - тактично объяснить руководителю важность проблемы, особенно если на его столе скопились бумаги, и он не в состоянии найти важный документ, скрывается намеченная встреча и обидевшийся важный клиент, уходит в другую фирму. В любом случае секретарю важно выбрать момент, чтобы показать руководителю, что он хочет и может помочь шефу организовать его рабочее время.

Значительную часть рабочего времени руководителя, как правило, занимают телефонные переговоры, прием посетителей, общения с зашедшими «на огонек» коллегами, просмотр большого числа документов. Это именно те участки работы, в организации которых может и должен помочь хороший секретарь.

Работа секретаря требует от него деликатности в работе с людьми, аккуратности, четкости, собранности в работе с документами, умение сработаться с руководителем и сотрудниками. Умение вести себя с людьми, способность создавать впечатление, повышающее авторитет руководителя - важнейшие факторы успеха секретаря в работе. Привнесение в деловые отношения человечности позволяет придать доверительное отношение между сотрудниками. Работа в дружественной атмосфере приносит значительно больше отдачи, чем работа в деловой, но «угрюмой» обстановке. Появлением благоприятной атмосферы в коллективе являются внимательное отношение друг к другу, открытые (не «формальные» и «дежурные») улыбки, шутки и даже смех.

Квалифицированный секретарь мастер своего дела, просто обязан: вкладывать душу в свою работу, знать сотрудников своей фирмы, их имена, должности, направления деятельности, особенности характера, использовать собственный пример поведения. Секретарь может изменить атмосферу в коллективе: это могут быть поздравления, поощрения и просто выражение внимания к сотрудникам со стороны руководителя. Так как общение руководителя с подчиненными происходит в основном через секретаря, то именно последний может много сделать для придания этому общению характер дружеского взаимодействия и поддержки.

Все вызовы руководителя по телефону идут через секретаря и оцениваются с точки зрения их важности и срочности. Секретарь должна точно знать круг лиц своей организации, с которыми необходимо соединять руководителя в любое время. Уметь выделить вопрос, относящийся к компетенции руководителя или других работников. Через секретаря идет также прием посетителей. Личные контакты с людьми, где секретарь выступает в качестве первого лица данной организации, с которыми сталкивается посетитель, обязывает предъявить высокие требования к деловым качествам культуры поведения и внешности секретаря. Важным показателем культуры общения секретаря являются вежливость, корректность, доброжелательность. Внешний вид секретаря формирует мнение об организации в целом. Не случайно секретаря считают «лицом фирмы». Внешний вид секретаря должен быть тщательно продуман, современен и аккуратен.

Секретарь занимается подготовкой служебных командировок. Каждая командировка должна быть тщательно продумана. Основная часть работы по подготовке служебных командировок ложиться на секретаря, это например оформления приказа, командировочное удостоверение, наводка справок о транспорте и другое.

В работе секретаря также встречается подготовка совещаний. Хорошо подготовленное совещание или конференция способствует повышению эффективности работы всех его участников. Самое важное при подготовке совещания это подготовка необходимой документации и обеспечение ею всех участников. Даже на совещании секретарь сталкивается с оргтехникой - это например, диктофон он позволяет записать устную речь с целью воспроизведения ее полностью либо по частям. Воспроизведение может быть замедленным и многократным.

При трудной работе секретарь не должен забывать о здоровье и условиях труда. Нельзя забывать о перерывах, гимнастике даже при полном графине на день или например об освещении, удобстве. Все должно быть продуманно при работе секретарем - референтом.

Секретарь

Главное меню